Як скласти трудовий договір у 2025: поради та перевірка юристом

У 2025 році трудовий договір залишається основою легального працевлаштування для більшості сфер діяльності. Це письмова (або в окремих випадках усна) угода між працівником і роботодавцем про взаємні права та обов'язки, без якої робота вважається неофіційною. І хоча за останні роки трудове законодавство зазнало деяких змін (наприклад, з'явився гнучкий формат трудового договору для фрілансерів - договір з нефіксованим робочим часом), важливість правильно скласти трудовий договір нікуди не зникла.

У цій статті ми розповімо, як скласти трудовий договір у 2025 році правильно та юридично грамотно. Ви дізнаєтеся, що таке трудовий договір і навіщо він потрібен, хто зобов'язаний його укладати та коли, які основні умови обов'язково мають бути в документі, а також як діяти, якщо ви працюєте як ФОП чи фрілансер. Окремо розглянемо, чим відрізняється трудовий договір від цивільно-правового, типові помилки при укладанні та чому варто провести юридичну перевірку договору перед підписанням.

Що таке трудовий договір та навіщо його укладати

Трудовий договір - це угода між найманим працівником і роботодавцем (підприємством, установою, ФОП чи навіть приватною особою), за якою працівник зобов'язується виконувати певну роботу, а роботодавець - виплачувати заробітну плату та забезпечувати необхідні умови праці. Ця домовленість регулюється Кодексом законів про працю (КЗпП) і офіційно встановлює трудові відносини між сторонами.

Навіщо укладати трудовий договір? Перш за все, для захисту прав обох сторін. Для працівника наявність оформленого договору гарантує офіційне працевлаштування і повний пакет трудових прав: регулярну виплату зарплати (не рідше двох разів на місяць), нормований робочий час, оплачувані вихідні та відпустки, лікарняні, захист від незаконного звільнення тощо. Роботодавець зі свого боку отримує можливість законно залучити працівника до роботи, встановити чіткі обов'язки і дисципліну, а також уникнути претензій контролюючих органів щодо незадекларованої праці.

Відсутність належно оформленого договору фактично означає, що працівник працює нелегально, а роботодавцю загрожують значні штрафи за використання незадекларованої праці. Тому трудовий договір потрібен, щоб офіційно закріпити домовленості, забезпечити соціальні гарантії та уникнути ризиків для обох сторін.

Хто і коли повинен укладати трудовий договір

За загальним правилом трудовий договір слід укладати завжди, коли працівник приймається на роботу як найманий працівник. Роботодавець не має права допускати людину до роботи без оформлення трудових відносин. Укласти договір можна у двох формах: письмово (шляхом підписання окремого документа) або усно - шляхом подання працівником заяви та видання наказу про прийняття на роботу. Проте є випадки, коли письмовий трудовий договір обов'язковий. Згідно зі ст. 24 КЗпП, письмова форма вимагається, зокрема, у таких випадках:

• при організованому наборі працівників;
• при роботі в районах з небезпечними умовами;
• при укладенні контракту (особливий вид трудового договору);
• якщо працівник наполягає на письмовій формі;
• при прийнятті на роботу неповнолітнього;
• при укладенні трудового договору з роботодавцем - фізичною особою (ФОП або приватною особою);
• та в інших випадках, передбачених законодавством.

Іншими словами, якщо роботодавцем є ФОП або фізична особа, закон зобов'язує оформити саме письмовий договір з найманим працівником. Так само обов'язково складається письмовий трудовий договір при прийнятті на роботу осіб молодше 18 років чи в особливих умовах. В інших ситуаціях письмова форма бажана, але не строго обов'язкова - проте на практиці рекомендується завжди мати письмовий договір, щоб уникнути непорозумінь.

Важливо! На період воєнного стану діють тимчасові послаблення: сторонам дозволено за згодою визначати форму трудового договору на свій розсуд, навіть якщо раніше закон вимагав письмову форму. Тобто під час війни можна обійтися без письмового договору там, де зазвичай він потрібен (наприклад, у ФОП-роботодавця). Однак це не скасовує необхідності офіційно оформити найманого працівника взагалі. Як мінімум повинні бути заява працівника і наказ про прийняття на роботу, а також подане роботодавцем повідомлення до податкової служби про нового співробітника (до початку його роботи). Без цього працівник вважається неоформленим, що є порушенням закону.

Основні обов'язкові пункти трудового договору (згідно з КЗпП)

Трудовий договір - це не просто довільний текст. Закон визначає ряд істотних умов, без яких договір не може вважатися укладеним. Обов'язково потрібно зазначити такі ключові моменти:

• Трудова функція працівника - тобто посада і роботи, які він виконуватиме за договором.
• Оплата праці - умови та розмір заробітної плати (оклад, тариф, надбавки тощо).
• Місце роботи - де саме працюватиме працівник (підприємство, підрозділ, локація).
• Час початку роботи - дата, з якої працівник приступає до виконання своїх обов'язків.

Без вказівки цих пунктів трудовий договір може бути визнаний неукладеним. Тому при складанні документа переконайтеся, що щонайменше внесені всі ці основні положення.

Крім того, до початку роботи роботодавець зобов'язаний в письмовій формі поінформувати працівника про його основні умови праці та права. Це нова вимога, що з'явилася в законодавстві останнім часом у рамках гармонізації з європейськими стандартами прозорості. Зокрема, працівнику надається інформація про: його робоче місце та обладнання, необхідне для роботи; про трудову функцію і перелік посадових обов'язків; про правила внутрішнього розпорядку, режим робочого часу і часу відпочинку; про наявність на робочому місці шкідливих чи небезпечних факторів і належні компенсації; про тривалість щорічної відпустки та умови оплати праці; а також про процедуру та строки попередження при припиненні трудового договору. Вся ця інформація надається працівникові під підпис ще до того, як він приступить до роботи. Таким чином, людина заздалегідь знає всі важливі умови своєї роботи.

Як скласти договір, якщо ви ФОП або фрілансер: чи підписується він і як виглядає

Багато фрілансерів та самозайнятих осіб (ФОПів) задаються питанням: чи потрібен їм трудовий договір і як оформити відносини з замовником? Тут важливо розуміти різницю між офіційним працевлаштуванням і роботою за цивільно-правовими контрактами.

Якщо ви працюєте як незалежний підрядник (фрілансер), то з вашим клієнтом зазвичай укладається не трудовий, а цивільно-правовий договір. Тобто ви виступаєте виконавцем послуг або робіт, а інша сторона - замовником, і ваша співпраця регулюється не КЗпП, а нормами цивільного законодавства. Такий договір, безумовно, слід підписувати письмово для безпеки обох сторін (хоча закон прямо цього може не вимагати), просто форма його довільна - наприклад, договір про надання послуг чи договір підряду. У цьому документі детально прописують, яку саме роботу або проект ви виконуєте, який кінцевий продукт або результат має бути отриманий, терміни виконання (чи це разове завдання, чи поетапна робота), умови оплати (фіксована сума чи погодинна, передоплата/після оплата, графік виплат, штрафні санкції за прострочення) та інші важливі умови.

На відміну від трудового договору, у цивільно-правовій угоді не встановлюються внутрішній робочий розпорядок чи підпорядкування - важливим є лише своєчасне виконання завдання і передача результату замовнику. По завершенні роботи сторони підписують акт приймання-передачі, після чого виплачується винагорода.

Якщо ви зареєстровані як ФОП і надаєте послуги самостійно, ситуація аналогічна: ви співпрацюєте з клієнтами на основі договорів підряду/послуг і самі несете відповідальність за сплату податків зі свого доходу (єдиного податку, ЄСВ тощо). ФОП у даному разі не є найманим працівником, тому трудове законодавство на такі відносини не поширюється. Ваша угода з замовником так само має характер цивільно-правового контракту і включає опис послуги, строків, оплати і т.д. - всі ті умови, які ви домовитеся між собою.

Водночас, якщо ФОП виступає роботодавцем і наймає працівників для ведення своєї діяльності, то він зобов'язаний укладати з кожним найманим працівником окремий трудовий договір на загальних підставах. Для ФОП-роботодавця складання трудового договору в письмовій формі - обов'язкова умова (п.6 ч.1 ст. 24 КЗпП). Тобто підприємець фактично нічим не відрізняється від компанії у питанні оформлення найманих кадрів: потрібно підготувати письмовий договір у двох примірниках, отримати підпис працівника, видати наказ про прийняття на роботу і подати повідомлення в ДПС про нового працівника.

Окремо варто згадати про відносно нову форму трудових відносин - трудовий договір з нефіксованим робочим часом (так званий "фріланс-контракт"). Це особливий вид трудового договору, який роботодавець може укласти з працівником-фрілансером: у договорі не встановлено чіткого графіка роботи, обов'язок працівника виконувати її виникає лише коли є завдання від роботодавця, і робота надається нерегулярно (без гарантії постійної зайнятості). Працівник працює "за викликом", самостійно узгоджуючи час і обсяг робіт щоразу, коли отримує замовлення. Водночас, закон передбачає певні гарантії оплати праці: навіть якщо завдань мало, працівнику повинна бути забезпечена мінімальна кількість оплачуваних годин на місяць (наприклад, не менше ніж за 32 години). Оплата проводиться за фактично відпрацьований час або виконані роботи. Також зберігаються всі трудові гарантії - такий працівник має право на оплачувані відпустки, лікарняні, за ним рахується страховий стаж та діють правила охорони праці, як і для інших штатних співробітників. Для роботодавця встановлено обмеження: кількість трудових договорів з нефіксованим часом не може перевищувати 10% від загальної кількості працівників на підприємстві. Цей формат є по суті компромісом між фрілансом і штатною роботою: він дає гнучкість для обох сторін, але вимагає офіційного оформлення працівника і поширює на нього норми трудового права. Якщо ви як фрілансер укладаєте саме такий договір з компанією, ви стаєте її найманим працівником (хоч і з дуже гнучким графіком). В інших же випадках співпраці (проектна робота без вступу в штат) мова йде про цивільно-правові угоди, описані вище.

Юридичні відмінності між трудовим договором і цивільно-правовим

І роботодавцю, і працівнику важливо розуміти різницю між трудовим договором та цивільно-правовим договором (ЦПД). Від цього залежить, які права матиме людина і які обов'язки у сторін, а також які закони регулюють відносини.

• Регулювання та сторони. Трудові відносини регулюються трудовим законодавством (КЗпП), натомість цивільно-правові угоди підпадають під норми Цивільного кодексу. Сторонами трудового договору є працівник і роботодавець (підприємство або ФОП), тоді як сторонами ЦПД можуть бути будь-які особи (в тому числі дві ФОП, фізична особа і компанія тощо) - категорій "роботодавець" і "працівник" у цивільному договорі немає. Простими словами, за трудовим договором ви офіційно числитеся працівником зі всіма правами і підпорядковуєтеся внутрішньому розпорядку, а за ЦПД ви вважаєтеся незалежним підрядником, що надає послуги на власний ризик.
• Предмет договору. Предметом трудового договору є процес праці - виконання працівником певної трудової функції (роботи за посадою, професією, кваліфікацією) в організації роботодавця. Натомість предмет цивільно-правового договору - це кінцевий результат роботи або послуги, який підрядник зобов'язується надати замовнику. Тому за трудовим договором роботодавця цікавить, як і протягом якого часу виконуються обов'язки (процес під його контролем), а за ЦПД замовника цікавить лише що буде зроблено і коли отримано результат. Наприклад, якщо дизайнер оформлений штатним працівником, він повинен дотримуватися встановленого графіка, ходити в офіс/онлайн на роботу і виконувати всі поточні завдання начальника. Якщо ж дизайнер працює за договором підряду, то він може виконувати проект у зручний для нього час і спосіб, не звітуючи про процес, головне - здати готовий дизайн в обумовлений строк.
• Підпорядкованість і організація роботи. За трудовим договором працівник входить до штату підприємства і підпорядковується керівництву роботодавця. Він зобов'язаний особисто виконувати роботу, дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку, встановленого режиму роботи, норм робочого часу і виробітку. Працівник не може на свій розсуд передоручити свої трудові функції іншій особі без згоди роботодавця. Натомість за ЦПД виконавець сам організовує свою роботу: може виконувати завдання коли йому зручно (якщо інше не прописано в договорі), не підпорядковується внутрішнім правилам замовника, може залучати інших осіб для допомоги у виконанні (якщо це не заборонено умовами). Замовник за цивільним договором не забезпечує процес роботи - він не зобов'язаний надавати підряднику робоче місце, обладнання, інструменти чи інструктаж, на відміну від роботодавця за трудовим договором.
• Оплата та соціальні гарантії. За трудовим договором працівник отримує заробітну плату, розмір якої не може бути нижчим за мінімальну зарплатню, та має виплачуватися не рідше двох разів на місяць. Також йому гарантуються оплачувані відпустки (щорічна основна мінімум 24 дні), оплата лікарняних листків (Фонд соцстраху компенсує), виплати на випадок нещасного випадку, зарахування страхового стажу для пенсії тощо. За цивільно-правовим договором винагорода визначається за домовленістю сторін і може виплачуватися одноразово або за етапами - закон не зобов'язує платити мінімальну зарплату або дотримуватися графіку виплат (можна хоч раз на квартал, якщо сторони так погодили). Оплата здійснюється за фактично виконану роботу або надані послуги, і відплата за час простою чи хвороби не передбачена. Виконавець за ЦПД не має права на оплачувані відпустки чи лікарняні, ці періоди для нього просто випадають з доходу. Так само він не отримує статусу застрахованої особи на випадок безробіття чи тимчасової втрати працездатності - роботодавець не сплачує за нього ЄСВ як за найманого, тож період роботи за ЦПД може не враховуватися до страхового стажу (якщо тільки сам підрядник не є ФОП і не платить ЄСВ щокварталу). Отже, трудовий договір забезпечує працівнику повний соціальний пакет гарантій, а цивільний - ні; з іншого боку, замовник за ЦПД не несе витрат, пов'язаних з відпустками/лікарняними виконавця, та не зобов'язаний дотримуватися трудових гарантій.
• Відповідальність і розірвання. У разі порушення дисципліни або правил працівник за трудовим договором може притягатися до дисциплінарної відповідальності, передбаченої КЗпП (догана, звільнення), а за матеріальну шкоду - нести обмежену матеріальну відповідальність (як правило, у межах середнього заробітку). За цивільним договором питань дисципліни взагалі не виникає (немає поняття прогулів чи запізнень), зате виконавець несе повну матеріальну відповідальність за невиконання чи неналежне виконання зобов'язань (можуть бути штрафні санкції, пеня, обов'язок відшкодувати усі збитки). Щодо припинення співпраці: трудовий договір розривається за правилами КЗпП - за власним бажанням працівника (з двотижневим письмовим попередженням), за ініціативою роботодавця (лише на підставах, дозволених законом, з попередженням за 2 місяці при скороченні тощо) або за угодою сторін. Цивільно-правовий договір може бути припинений у порядку, прописаному в самому договорі (наприклад, дострокове розірвання за 7 днів попередження) або за взаємною згодою сторін - норм про "звільнення" з компенсаціями там немає, сторони вільні у визначенні умов розірвання.

Через ці відмінності деякі роботодавці іноді намагаються укладати з працівниками цивільно-правові договори замість трудових, аби зекономити на податках чи обійти гарантії. Однак така підміна трудового договору цивільно-правовим є порушенням: Держпраці при перевірках приділяє особливу увагу виявленню випадків, коли фактичні трудові відносини "замасковані" під ЦПД. Існують чіткі критерії, за якими інспектори розрізняють, що перед ними - трудові чи цивільно-правові відносини. Якщо за фактом людина працює як штатний співробітник (має визначену посаду, виконує доручення керівника, дотримується графіка роботи, отримує зарплату щомісяця), то оформлення її за ЦПД не врятує від відповідальності. Такі відносини будуть визнані трудовими з усіма наслідками: роботодавцю доведеться виплатити штрафи, податки та забезпечити працівнику всі належні гарантії заднім числом.

Висновок: трудовий договір і цивільно-правовий - це різні інструменти. Перший підходить, коли вам потрібен саме працівник у команду, другий - коли замовляєте послугу у сторонньої особи. Помилково використовувати не той інструмент, оскільки наслідки можуть бути фінансово болючими. Ретельно аналізуйте, який вид договору вам потрібен у конкретній ситуації.

Типові помилки при складанні та як їх уникнути

Помилка 1: Неправильний вибір виду договору. Досить типова ситуація - роботодавець оформлює з людиною цивільно-правову угоду замість трудового договору або навпаки. Як ми розглянули вище, це може призвести до штрафів і проблем. Якщо працівник фактично має бути у штаті (виконувати постійну роботу під вашим керівництвом), укладайте трудовий договір, не намагайтесь "маскувати" його під підряд чи послуги. І навпаки, якщо вам потрібна разова послуга чи проект - доречніше укласти ЦПД, а не брати людину в штат. Правильний вибір форми співпраці від самого початку допоможе уникнути юридичних помилок.

Помилка 2: Відсутність ключових умов або незаконні умови. Інша поширена помилка - коли трудовий договір складений занадто поверхово. Наприклад, не прописано чітко обов'язки працівника, умови оплати праці, графік роботи, тривалість відпустки, випробувальний строк тощо. Через це потім виникають спори: працівник думав, що йому платитимуть за понаднормові, а в договорі про це ні слова; або роботодавець вважав, що людина згодна працювати у вихідні, а це не було обумовлено. Щоб уникнути непорозумінь, включайте всі важливі моменти до тексту договору. Також остерігайтесь включати умови, що погіршують становище працівника порівняно з законом - такі положення є нікчемними і не підлягають виконанню. Наприклад, не можна прописати, що "відпустка надається 14 днів" (коли законом мінімум 24) або що "роботодавець може звільнити працівника в будь-який момент без причин" (звільнення має проводитися за нормами КЗпП). Якщо сумніваєтеся в формулюванні якихось пунктів - краще перевірити їх з юристом або користуватися стандартними шаблонами трудових договорів, що відповідають законодавству.

Помилка 3: Недотримання письмової форми, коли це потрібно. Є випадки, коли роботодавці (особливо ФОПи) беруть працівника "по домовленості", без офіційних паперів, або обмежуються усним погодженням умов. Це грубе порушення. Якщо закон вимагає саме письмовий трудовий договір (а ми з'ясували, що для ФОП-роботодавця, неповнолітніх, контрактної форми та деяких інших випадків - вимагає), то обов'язково складіть письмовий документ і підпишіть його у двох примірниках. В інших ситуаціях мінімальне документальне оформлення теж має бути: заява працівника, наказ про прийняття і повідомлення до податкової. Усі ці кроки слід зробити до того, як працівник приступив до роботи. Інакше потім не доведете, з якого дня він працює і на яких умовах, що може обернутися штрафами та трудовими спорами. Формальності зайвими не бувають - вони вас же і захищають.

Помилка 4: Підписання договору, не читаючи. Працівники нерідко не вникають у текст трудового договору, особливо якщо їм дають на підпис типовий багатосторінковий документ. У результаті людина може пропустити умови, з якими вона не згодна або які її насторожують. Завжди уважно читайте весь договір перед підписанням. Перевірте, що там правильно зазначені всі ваші домовленості (посада, зарплата, графік, тривалість відпустки, наявність чи відсутність випробувального терміну, додаткові бонуси тощо). Якщо якийсь пункт сформульовано незрозуміло або викликає питання - не соромтесь уточнити його у відділі кадрів чи роботодавця. Вносити виправлення в договір після підписання значно складніше, тому краще все з'ясувати на березі. У разі сумнівів чи складнощів зі сприйняттям юридичної мови - зверніться до фахівця. Благо, зараз можна швидко отримати допомогу онлайн і перевірити договір у юриста перед підписанням - про це далі.

Чому важлива юридична перевірка договору перед підписанням

Скласти хороший трудовий договір непросто, особливо якщо ви не юрист. У типовому документі може бути багато складних формулювань, прихованих нюансів або навіть помилок. Тому юридична перевірка договору перед підписанням - це розумний крок, що допоможе виявити "підводні камені" та захистити ваші інтереси. Професійний юрист уважно прочитає умови договору, зверне увагу на неточності чи двозначності, перевірить відповідність КЗпП і пояснить вам зрозумілою мовою, що вони означають. Ви отримуєте впевненість, що не підписуєте щось шкідливе для себе.

Сьогодні скористатися допомогою фахівця дуже просто - можна перевірити договір юристом онлайн. Наприклад, на платформі PravoHUB доступна безкоштовна експрес-перевірка трудового договору: ви завантажуєте текст угоди і отримуєте зворотний зв'язок від кваліфікованого юриста щодо можливих ризиків чи недоліків. Також на PravoHUB можна отримати безкоштовну консультацію онлайн з будь-яких питань щодо договору - тобто поставити питання юристу і швидко одержати відповідь. Така правова допомога з трудового договору особливо цінна, якщо у вас немає досвіду в кадрових питаннях або контракт містить нестандартні умови. Фактично, юрист онлайн здійснить комплексну перевірку договору, що економить ваш час і нерви. Це допоможе уникнути серйозних помилок і неприємних сюрпризів у майбутньому. Пам'ятайте, що консультації на кшталт PravoHUB - безкоштовні, тож ви нічим не ризикуєте, зате отримуєте впевненість у своїх діях.

Висновок: основна порада перед підписанням будь-якого трудового договору

На завершення, головна порада проста: не поспішайте підписувати трудовий договір, не переконавшись, що він вам повністю зрозумілий і вигідний. Витратьте час, щоб уважно його прочитати, перевірити кожен ключовий пункт і за потреби проконсультуватися з фахівцем. Трудовий договір визначає ваші права та обов'язки на роботі, тому помилки тут особливо небезпечні. Якщо роботодавець наполягає на негайному підписанні або "це стандартний бланк, у всіх так" - не піддавайтеся тиску, спокійно ознайомтеся зі змістом. Добре складений і зрозумілий договір - запорука ваших спокійних трудових відносин. А завжди під рукою є можливість швидко перевірити договір юристом чи отримати онлайн-пораду, тож користуйтеся цими інструментами. Нехай ваше працевлаштування у 2025 році буде юридично захищеним і успішним!