Інвойс фрілансера: як отримати оплату та дії

Український фрілансер нерідко стикається з ситуацією, коли готовий проєкт виконано, а клієнт просто ігнорує рахунок. Відчуття «фрілансера кинули на гроші» знайоме багатьом. Інвойс (рахунок-фактура, рахунок на оплату) - це офіційний комерційний документ, який містить перелік наданих послуг і суму до сплати. Правильно оформлений інвойс не тільки слугує підставою для оплати, а й підтверджує домовленості між вами і клієнтом в письмовій формі. Водночас варто пам'ятати: сам по собі рахунок-фактура не створює юридичних зобов'язань - правовий обов'язок сплатити виникає з договору між сторонами. Якщо після виставлення інвойсу гроші не надійшли, перш за все варто спробувати мирно врегулювати ситуацію.

Що таке інвойс (рахунок-фактура) і коли він має юридичну силу

Інвойс (або рахунок на оплату) - це первинний документ продажу, який інформує покупця про перелік товарів чи послуг, їх кількість, ціну за одиницю та загальну суму. Наприклад, в ньому вказують реквізити продавця й покупця, дату виставлення, позиції робіт та суму з ПДВ. Для ФОП і підприємців на спрощеній системі такий документ полегшує ведення обліку. Однак юридична сила інвойсу визначається договором: якщо договір підписано і роботи прийнято, то клієнт зобов'язаний оплатити, навіть якщо інвойс оформлений після надання послуги. Закони України не вимагають спеціальної затвердженої форми інвойсу - він може бути оформлений довільно, але бажано з чіткими реквізитами. З огляду на це інвойс є важливим доказом домовленості, але сам по собі не накладає нових зобов'язань.

Як діяти, якщо інвойс не оплачено

Якщо ваш інвойс не оплачено в обумовлений строк, спробуйте такі кроки:

• Нагадування клієнту. Напишіть ввічливого листа або повідомлення з проханням перевірити оплату. Можливо, сталося банківське непорозуміння або інвойс загубився у пошті. Документуйте всю переписку - це стане в нагоді при подальшому розгляді.
• Письмова претензія. Якщо клієнт ігнорує листування, надішліть офіційний лист-претензію із вимогою сплатити заборгованість. У претензії вкажіть реквізити договору чи інвойсу, суму боргу та строк на оплату. Як правило, на претензію надають 10-30 днів для реакції. Надсилати її краще рекомендованим листом з повідомленням або зберегти електронний протокол доставлення. Закон не зобов'язує відправляти претензію перед судом, але це безкоштовний спосіб нагадати про себе і часто дає швидкий результат.
• Перевірка договору. Перегляньте ваш договір із клієнтом: чи є там пункт про строки оплати, пеню за прострочення, умови дострокового розірвання тощо. При нагадуванні клієнту можна ввічливо вказати на ці умови і можливі штрафи. Якщо ж договору не було, переконайтеся, що у вас є будь-які письмові підтвердження угоди (переписка, замовлення, ТЗ). Такі документи будуть доказами у разі спору.
• Збереження доказів. Зберігайте всі документи: оригінал інвойсу, копії кореспонденції, платіжні доручення (якщо клієнт надсилав гроші частинами) та будь-які підтвердження переговорів. Це стане у пригоді і в податковій звітності (наприклад, документ може служити податковим підтвердженням витрат) і для судового процесу. Адже за законом звірятися доводиться саме за контрактом і первинними документами, до яких і належить інвойс.

Якщо ці дії не допомогли, можна переходити до більш формальних методів.

Позов через Дію або звернення до суду

Звернення до суду слід розглядати, коли всі досудові спроби вичерпані. В Україні є можливість подати позовну заяву онлайн - через систему «Електронний суд» або портал «Дія» (з використанням електронного підпису). Для спрощених (малозначних) спорів суми до еквіваленту декількох мінімальних зарплат можна скористатися спрощеним позовним провадженням, що прискорює розгляд. Звертайтесь до суду за місцем реєстрації боржника: це може бути господарський суд (якщо це юридична особа чи ФОП) або цивільний суд (якщо клієнт - фізособа).

При поданні позову вказуйте всі деталі: реквізити договору/інвойсу, суму боргу, факти невиконання зобов'язань клієнтом. Якщо ви надсилали претензію, згадка про це теж посилить вашу позицію. Як зазначають юристи, у випадку ігнорування претензії наступним кроком «треба звертатися до суду». Навіть якщо це здається витратним, судовий позов може бути єдиним способом змусити клієнта заплатити. Відповідне рішення може бути виконане через виконавчу службу - це офіційне стягнення боргу за рішенням суду.

PravoHub: онлайн-інструменти для складання інвойсу і юридичної підтримки

Для правильно оформленого інвойсу зараз існують зручні онлайн-сервіси. Наприклад, на сайті PravoHub є генератор рахунків онлайн, який дозволяє швидко створити професійний інвойс за кілька кліків. Цей конструктор інвойсів працює 24/7: у формі вказуєте реквізити своєї ФОП, дані клієнта, перелік послуг та ціни - і система сама підсумує суми, додасть ПДВ, якщо потрібно, і згенерує PDF-документ з чистим дизайном. Ви можете додати в рахунок логотип, вибрати потрібну валюту платежу та зберегти шаблони інвойсів в особистому кабінеті. Отже, за допомогою PravoHub можна оформити інвойс онлайн швидко і без помилок.

Крім того, PravoHub надає юридичну допомогу фрілансерам і підприємцям. На платформі є опція «онлайн консультація юриста», де за допомогою чату або Телеграм-бота можна отримати миттєву пораду щодо договору, спору з клієнтом чи податкових питань. Веб-чат PravoHub обіцяє швидку відповідь юриста без черг, а у разі потреби професійного супроводу ви можете замовити докладну консультацію. Такий швидкий доступ до юриста особливо важливий, якщо справа доходить до позову чи необхідно коригувати договірні умови.

Іноземний клієнт: особливості оплати та стягнення боргу

Якщо ваш клієнт - іноземець, питання інвойсу і оплати потребує додаткової уваги. По-перше, узгодьте валюту платежу і вказуйте її в інвойсі (долари, євро тощо). Багато онлайн-генераторів інвойсів (включно з PravoHub) дозволяють вибрати валюту і автоматично перерахувати суму за поточним курсом. По-друге, майте на увазі, що іноземні клієнти часто очікують англомовний документ з усіма стандартними реквізитами (за призначенням - послуга, IBAN/SWIFT банку для переказу тощо). Без оформленого інвойсу англійською чи відповідним формулюванням оплата може затриматися або зовсім не надійти. Якщо ви є платником ПДВ, вкажіть ставку податку, а система автоматично порахує суму з податком.

Щодо перспектив стягнення: контакти з закордонними замовниками часто ускладнені. Якщо іноземний клієнт відмовиться платити, доведеться звертатися або до суду тієї країни (що довго і дорого), або заздалегідь передбачати міжнародний арбітраж у договорі. Тому при роботі з іноземцями завжди корисно вимагати аванс чи оплату частинами, чітко домовлятися про юрисдикцію (наприклад, вибрати український суд або арбітраж) і зберігати всю переписку. На жаль, без таких умов повернути гроші від іноземця непросто.

Коли має сенс звернутися до юриста або адвоката

Якщо всі ваші зусилля не дали результату або справа має складний характер, не зволікайте з юридичною допомогою. Онлайн-консультація юриста може пояснити, чи варто подавати позов і до якого суду, допомогти підготувати якісний договір або претензію. Наприклад, PravoHub надає миттєві правові консультації через веб-чат і мобільний бот. До того ж є багато готових шаблонів договорів, листів і позовів, які можна адаптувати під свою ситуацію. Ціна консультації та послуг адвоката залежить від складності питання, але часто навіть разова онлайн-порада допомагає зекономити час і уникнути помилок.

У цілому, юридична допомога фрілансерам сьогодні доступніша, ніж раніше: це і державні безоплатні сервіси, і приватні онлайн-платформи. Якщо сума заборгованості значна або клієнт запевняє, що не має грошей, професійний адвокат може оцінити ваші шанси та запропонувати стратегію - від переговорів з боржником до представництва в суді. Адже фахівець знайде найкращий вихід навіть у ситуації «фріланс не заплатили», коли звичайні методи не спрацювали.

Резюмуючи: інвойс - важливий документ, але спочатку варто самостійно спробувати мирно вирішити питання. Якщо клієнт не відповідає на листи чи відмовляється платити, нагадайте про заборгованість, надішліть письмову претензію і перевірте умови договору. У разі потреби подайте заяву до суду (навіть через «Дію» або електронну систему судочинства). Для оформлення інвойсу онлайн і юридичної підтримки скористайтеся сервісами на кшталт PravoHub - там можна швидко сформувати рахунок-фактуру, отримати шаблони та консультацію юриста. Якщо ж питання дуже складне (особливо з іноземним клієнтом), зверніться до адвоката: професійна юридична консультація допоможе зрозуміти перспективи стягнення боргу та обрати правильні дії.