Закриття ФОП (фізичної особи-підприємця) - це відповідальний процес, який потрібно провести правильно, щоб уникнути подальших проблем з податковою службою. Якщо просто припинити діяльність без офіційного закриття, підприємець залишатиметься на обліку, і податкова продовжить вимагати звітність, сплату ЄСВ та податків. Тому важливо виконати всі необхідні кроки: від подання заяви на припинення до останньої податкової декларації. Нижче наведено покрокову інструкцію, коли і що слід зробити, а також на що звернути увагу, щоб закрити ФОП у 2025 році без проблем з податковою.
Основні кроки для закриття ФОП
Звільнення найманих працівників (за наявності). Якщо у вас працюють наймані працівники, спочатку потрібно офіційно припинити з ними трудові відносини. Найшвидший спосіб - звільнення за угодою сторін або за власним бажанням працівника (за домовленістю можна не відпрацьовувати повні два тижні). При звільненні з ініціативи підприємця (у зв'язку з ліквідацією) доведеться попередити працівників за 2 місяці та виплатити вихідну допомогу не менше середнього місячного заробітку. У день звільнення видайте наказ і проведіть повний розрахунок із працівником. Після цього подайте повідомлення до податкової про розірвання трудових договорів (форма №1-ДФ або відповідний звіт).
Перевірка та погашення заборгованостей. Перед закриттям погасіть всі борги: як перед контрагентами (постачальниками, орендодавцями), так і перед бюджетом. Завершіть розрахунки з клієнтами та постачальниками, адже ФОП відповідає за борги усім своїм майном навіть після закриття. Всі оплати від клієнтів бажано отримати до втрати статусу ФОП, інакше доходи, що надійдуть після державної реєстрації припинення, обкладатимуться як звичайні доходи фізособи (18% ПДФО + військовий збір). Переконайтеся у відсутності податкової заборгованості по ЄСВ та єдиному податку - перевірте свій стан розрахунків з бюджетом в електронному кабінеті платника. За потреби сплатіть останні авансові внески, страхові внески (ЄСВ) тощо.
Анулювання ліцензій, РРО та повідомлення 20-ОПП. Якщо ваш ФОП мав ліцензії (на торгівлю алкоголем, медикаментами тощо) або використовував касовий апарат (РРО/ПРРО), їх потрібно скасувати до подачі заяви на закриття. Спершу анулюйте всі діючі ліцензії (через орган, який їх видав). Далі зніміть з реєстрації РРО: зверніться до сервісного центру для розпломбування касового апарата, після чого подайте до податкової заяву за формою №4-РРО для офіційного скасування реєстрації РРО. Також подайте повідомлення за формою №20-ОПП про закриття всіх об'єктів оподаткування (офіс, склад тощо), які були прив'язані до вашого ФОП. За нормами, це слід зробити до державної реєстрації припинення, аби податкова закрила ці об'єкти. Якщо не подати 20-ОПП, податкова все одно закриє об'єкти автоматично датою припинення ФОП, але краще виконати цю вимогу завчасно.
Закриття банківських рахунків. Розрахункові рахунки, відкриті на ФОП у банках, доцільно закрити, щойно провели всі остаточні платежі. Це не є обов'язковою вимогою закону, але рекомендується для безпеки. Після виключення з ЄДР ви вже не зможете офіційно користуватися підприємницьким рахунком, тому логічно закрити його, щоб уникнути комісій чи несанкціонованого руху коштів. Залишок коштів можна переказати на свій особистий рахунок як фізичної особи до закриття.
Подання заяви держреєстратору (через Дію). Основний юридичний крок - подати заяву про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності. Зробити це можна у два способи: через державного реєстратора (у ЦНАП або у нотаріуса) або онлайн через портал "Дія". Найзручніше використати Дію: авторизуйтеся, заповніть форму на припинення ФОП, підпишіть її електронним підписом - і заява автоматично надійде реєстратору. Коли подавати заяву? Бажано це робити наприкінці місяця. Річ у тім, що єдиний податок та військовий збір для спрощенців нараховуються за весь місяць незалежно від дати закриття. Відповідно до п.295.8 Податкового кодексу, навіть якщо ФОП подасть заяву на початку чи середині місяця, податкова все одно нарахує єдиний податок до кінця цього місяця. Тому оптимально припиняти діяльність у останні дні календарного місяця, щоб не переплачувати податки за "зайвий" місяць. Після подачі заяви дочекайтеся, коли держреєстратор внесе запис про припинення в Єдиний державний реєстр (ЄДР). Лише після появи цього запису інформація автоматично передається до податкової та Пенсійного фонду, і ФОП вважається офіційно закритим.
Подача ліквідаційної звітності. Закриття ФОП не звільняє від подачі останніх звітів. Після внесення запису в ЄДР підприємець зобов'язаний подати ліквідаційну податкову декларацію - тобто останню декларацію, яка охоплює період з початку року до дати припинення діяльності. У цій декларації обов'язково ставиться позначка, що вона ліквідаційна (в полі 8.1 форми). Строки подання: якщо ФОП був на спрощеній системі (єдиний податок), останнім звітним періодом вважається квартал, у якому припинилася діяльність. Декларація подається як квартальна - протягом 40 календарних днів після кінця кварталу, в якому відбулося закриття. Для ФОП 3-ї групи це стандартний квартальний графік, а для ФОП 1-2 груп (які зазвичай звітують раз на рік) такий же підхід застосовується при ліквідації. Наприклад, якщо ви закрилися в травні (II квартал), подайте декларацію до 9 серпня. Податковий кодекс офіційно дозволяє групам 1-2 подати ліквідаційну звітність до 60 днів після кінця року закриття, але не варто чекати так довго. Рекомендується відзвітувати одразу в наступні 40 днів, щоб уникнути технічних проблем зі здачею звітності (після зняття з обліку електронний кабінет може не приймати звіти). Що подаємо:
ФОП на єдиному податку - декларацію платника єдиного податку (з позначкою "ліквідаційна"). Групи 1-2 сплачують єдиний податок за весь місяць закриття (фіксована ставка, навіть якщо працювали не повний місяць), а група 3 сплачує єдиний податок від отриманого доходу за останній квартал (якщо доходу не було - податок не сплачується).
Військовий збір: з 2025 року він обов'язковий для всіх ФОП. Групи 1-2 сплачують фіксовану суму (10% від мінімальної зарплати, тобто 800 грн на місяць у 2025 році) за місяць закриття, а група 3 - 1% від доходу за останній період. Якщо ви були звільнені від ЄП і ВЗ (пільга на час воєнного стану чи інші підстави), то в місяці закриття теж можете не сплачувати ці податки.
ЄСВ (Єдиний соціальний внесок): подайте останню декларацію з ЄСВ (якщо ви на загальній системі або якщо мали найманих працівників). З 2025 року скасовано воєнні пільги щодо ЄСВ, тож ФОП знову повинні сплачувати мінімальний внесок за всі місяці до закриття. Переконайтеся, що сплатили ЄСВ за квартал, в якому припинили діяльність (як правило, сплачують до 20 числа місяця, наступного за кварталом).
Інші звіти: якщо ви були на загальній системі, подайте ліквідаційну декларацію про майновий стан і доходи (податок на доходи фізосіб) за період до дати закриття. Також здайте податковий розрахунок 4-ДФ за найманих працівників (за квартал, у якому відбулося звільнення).
Перевірка від податкової та зберігання документів. Правильне виконання всіх кроків мінімізує ризик проблем, але пам'ятайте: податкова має право перевірити підприємця і після закриття. Закриття ФОП - це завершальний етап відносин із податковою, тому вона може провести камеральну або документальну перевірку навіть вже після офіційної ліквідації. Відповідно до п.102.1 Податкового кодексу, податківці можуть призначити перевірку протягом 1095 днів (3 років) після подання останньої звітності/закриття ФОП. У цей період слід зберігати всю підприємницьку документацію - книги обліку, договори, акти, накладні тощо - не менше трьох років з моменту припинення діяльності. Щоб уникнути проблем: подайте усі звіти і сплатіть податки вчасно, перевірте через електронний кабінет, що у вас нема податкового боргу та що ФОП знято з обліку. Електронні ключі (ЕЦП), які ви використовували, бажано скасувати, щоб ніхто не зміг ними скористатися після вашої діяльності. Надалі податкова вже не нараховуватиме нових зобов'язань, а можливий борг або помилки минулих періодів вона зможе виявити лише в рамках перевірки. Якщо раптом податкова після закриття знайде нездані звіти чи недоплати, борг все одно доведеться сплатити - ліквідація ФОП не списує автоматично податкові зобов'язання.
Додаткова допомога при закритті ФОП
Процедура припинення підприємницької діяльності може здатися складною, але при належній підготовці її можна пройти швидко та без штрафів. Якщо у вас залишилися питання або потрібні приклади документів (заяви, декларації) саме під вашу ситуацію, скористайтеся нашим сервісом PravoHub. Це AI-помічник юриста, доступний у вебверсії та через Telegram-бот Pravohub. Ви можете задати боту запитання щодо закриття ФОП або навіть ввести свої дані - і він миттєво надасть розгорнуту консультацію з посиланнями на закони та зразками необхідних документів. Така онлайн-консультація доступна 24/7 і перше звернення абсолютно безкоштовне. Користуйтеся сучасними інструментами, щоб закрити ФОП правильно та отримати "чистий" статус перед податковою!
Потрібна юридична консультація?
Опишіть вашу ситуацію і отримайте професійну консультацію
