Фактична податкова перевірка: основні аспекти 2025 року

Фактична податкова перевірка - це форма контролю податковою службою, що здійснюється без попереднього повідомлення платника податків і без вимоги заздалегідь надати документи. Інспектори приходять за місцем фактичного провадження бізнесу (кафе, ринок, магазин, офіс чи домашня адреса ФОП) та перевіряють дотримання норм закону: обіг готівки, порядок розрахункових операцій, ведення каси й РРО, наявність необхідних ліцензій, патентів, а також правильність оформлення трудових відносин. Податківці фіксують усе, що пов'язане з реальними продажами: чи пробивають чеки, чи видають документи при продажу тощо. Фактична перевірка 2025 року проводиться за правилами Податкового кодексу України (статті 80-82), і її правові підстави чітко виписані в п.80.2 ПКУ. Важливо, що ДПС проводить перевірки лише щодо ризикових суб'єктів господарювання - тобто тих, у діяльності яких існують підозри на порушення податкового законодавства.

За законом фактичну перевірку може призначити керівник органу ДПС рішенням (наказом), про що платник зазвичай дізнається вже під час самої перевірки - копія наказу вручається інспекторами під розписку безпосередньо перед початком заходу. При цьому інспектори зобов'язані пред'явити три основні документи: направлення на перевірку, копію наказу та свої службові посвідчення.

Підстави та порядок перевірки

Податковий кодекс (ст.80.2) передбачає низку підстав для фактичної перевірки. Наприклад, це може бути доповідна записка від податкового органу про можливі порушення вашої діяльності або інформація від інших державних органів. До підстав також належать письмові скарги покупців (про відсутність чека, неможливість розрахуватися карткою тощо) та факти непредставлення звітності по РРО (або подання звітності з нульовими показниками). Утім, факт самого тест-покупця (контрольної закупівлі) без інших підтверджень не завжди є достатньою підставою для проведення фактичної перевірки, про що свідчить судова практика.

Як пояснює ДПС, фактична перевірка здійснюється «за наявності хоча б однієї підстави» з переліку ПКУ. При цьому сама перевірка обмежена переліком питань, наведених у ст.75.1.3 ПКУ: інспектори мають право перевіряти лише касову дисципліну, обіг готівки, здійснення розрахункових операцій (в т.ч. правильність роботи РРО/ПРРО), наявність ліцензій/свідоцтв та належність оформлення трудових відносин з працівниками. Уточню, що банківські виписки, договори та інші первинні документи не входять у предмет фактичної перевірки. Їх вимагають під час документальних перевірок, а не під час фактичних.

Хто потрапляє під перевірку найчастіше

Найчастіше перевірки проводяться щодо малих бізнесів і ФОП, особливо на спрощеній системі, де ризик порушень касової дисципліни є вищим. Наприклад, місцеві ринки та вуличні торговці (ФОП на ринку) завжди ризикують перевіркою, якщо працюють без касового апарату або з порушеннями в роботі РРО. Кав'ярні, кафе, ресторани та магазини також у групі ризику, якщо приховують доходи (не видають чеки) чи застосовують «сірі» схеми. Інспектори мають звертати увагу на непрописану діяльність, незаконно працевлаштованих осіб без договорів або виплату «чорної» зарплати, відсутність звітності по ЄСВ. ДПС визнає, що контрольні перевірки спрямовані лише на таких «ризикових» платників, аби виявити порушення касової та трудової дисципліни.

Ситуації бувають різні. Наприклад, ФОП-єдинник, що працює на ринку з алкогольними напоями, може опинитись під перевіркою через невідповідність касової техніки або за наявність непробитих чеків. У невеликому кафе іноді не сканують картки через РРО чи видають «квиток без каси» - це привід для інспекторів. Також поширені випадки, коли підприємець офіційно не працевлаштовує барист чи кухарів, порушуючи трудове законодавство. Іноді перевіряють інтернет-магазини - якщо у звітах не пораховано всі надходження чи є інформація про не враховані онлайн-оплати, це може стати сигналом для ДПС.

Як відбувається перевірка податківцями

Фактична перевірка 2025 року починається раптово: інспектори можуть зайти до приміщення чи об'єкта фізично, без повідомлення. Часто першим кроком є контрольна закупка: податківці приходять як звичайні клієнти, купують товар чи послугу, а вже після цього представляються, показують документи і пред'являють наказ про перевірку.

Під час заходу податківці мають право з'ясовувати обіг готівки, перевіряти чи пробиваються РРО-чеків, вимагають показати книги обліку розрахункових операцій, ліцензії (якщо діяльність ліцензована) та інші документи, що підтверджують законність діяльності. Вони можуть фіксувати хронометраж господарських операцій (тривалість операцій) та складають акт за підсумками перевірки. Однак у жодному разі вони не мають права виносити санкції відразу на місці: всі штрафи та донарахування оформляються в акті перевірки та податковому повідомленні-рішенні за результатами.

Підприємцю під час перевірки важливо перевірити документи інспекторів. Як наголошує податковий кодекс (ст.81.1 ПКУ), інспектори мають обов'язково показати направлення на перевірку, копію наказу та службові посвідчення. У цьому наказі мають бути вказані конкретні підстави та сфера перевірки, чітко виписані можливі порушення. Якщо ви виявили, що якогось з реквізитів не вистачає (наприклад, немає копії наказу чи невірно зазначено прізвище бізнесу), це підстава відмовитися від проведення перевірки до усунення недоліків.

Інспектори можуть вимагати документи, але ФОП і мале підприємство не зобов'язані надавати всі запитувані папери. Наприклад, банківські виписки та договори вони взагалі не повинні просити (це поза предметом фактичної перевірки). Якщо інспектори занадто настирливі, краще спокійно пояснити, що ці документи ви надасте при камеральній чи документальній перевірці пізніше, а зараз вони виходять за межі повноважень.

Типові порушення у 2025 році

У 2025 році особлива увага приділяється використанню РРО/ПРРО. ДПС контролює чи всі продажі реєструються через касовий апарат. Непробитий чек, безготівкова оплата «в конверті» чи приховування готівки - типові порушення. Наприклад, на ринку ФОП може торгувати технікою, але замість офіційного чеку давати квитанцію чи просто чекати «другого дня» - це прямий привід для перевірки. У кав'ярні інспектори можуть перевірити книгу обліку РРО й побачити, що деякі продажі оплачувалися готівкою без реєстрації.

Ще один поширений випадок - нелегальна праця. Якщо ФОП-кафе наймає офіціантів чи кухарів без оформлення трудових договорів і не відраховує ЄСВ, податківці розглянуть це як грубе порушення. Під час перевірки вони мають право перевірити документи на працівників, підтвердити, чи є трудові договори та чи сплачені внески. Відповідальність може бути застосована до власника бізнесу за виплату зарплат «в конвертах» та за нелегальних працівників.

Уточню: якщо йдеться про продаж підакцизу (алкоголь, тютюн, пальне), інспектори перевірятимуть наявність ліцензій та правильність обліку. Але основні ризики у невеликому бізнесі - це ті самі порушення касової дисципліни і трудового законодавства.

Як діяти під час перевірки

Під час перевірки варто зберігати спокій і діяти за принципом «знати свої права». Якщо інспектори вимагають надати документи або відповісти на запитання, не поспішайте давати усні пояснення без консультації фахівця. Правильним буде записувати або фотографувати документи в паперовому вигляді, щоб потім це можна було підтвердити. Обов'язково фіксуйте дату, час та прізвища інспекторів.

Не варто перешкоджати перевірці (наприклад, закривати двері чи викликати поліцію): закон передбачає виконання вимог контролерів за умови наявності належних документів у них. Але й не слід надмірно йти їм назустріч - пам'ятайте, що уся інформація під час фактичної перевірки повинна стосуватися тільки предмету перевірки (касова дисципліна, працівники, РРО тощо). Якщо інспектори вимагають щось зайве, ввічливо поясніть, що це не входить у їхні повноваження в рамцях фактичної перевірки.

При ускладненнях чи сумнівах радимо одразу звернутися до фахівця - юриста з податкових справ. Наприклад, онлайн-платформа PravoHub надає послуги податкового адвоката онлайн, який миттєво проаналізує ситуацію та скаже, які дії правильні. Адвокат з податкового права допоможе складати заперечення, перевіряти наказ про перевірку, реагувати на неправомірні дії інспекторів. Така юридична підтримка часто дозволяє мінімізувати штрафи чи зовсім уникнути їх.

Що робити після завершення перевірки

Після того, як інспектори завершили перевірку й склали акт, необхідно вжити кілька важливих дій:

• Підписати акт перевірки, навіть якщо ви з ним не згодні. Можна зробити зауваження у вигляді «незгода із результатами» прямо на акті. Це не означає визнання претензій, але є формальною процедурою.
• Отримати копію акту перевірки. Це надзвичайно важливо: без копії документа ускладниться подальше оскарження чи розгляд справи в суді.
• Оскаржити результати перевірки (якщо вважаєте за неправомірні). Згідно з законом, скаргу можна подати до вищестоящої податкової служби протягом 10 днів після отримання акту. Якщо ж була складена податкова вимога (ППР), на її оскарження в суді законом дається 6 місяців.

Дотримуючись цих кроків, ви зможете захистити свої права. У разі необхідності можете залучити податкового адвоката або юриста по податкових справах для допомоги в складанні скарги чи позову.

Фактична податкова перевірка - це інструмент контролю, що часто застосовується до малого бізнесу, зокрема ФОП на ринку, у кафе чи магазині. Головне - пам'ятати свої права: перевірка проводиться без попереднього повідомлення, але з дотриманням формальних вимог закону (ст.80-81 ПКУ). Інспектори мають фіксувати тільки те, що безпосередньо стосується касової дисципліни та трудових відносин. Якщо дії податківців перевищують повноваження, користуйтеся службовими документами й правом відмови.

При підготовці до перевірки корисно мати план дій: перевірте правильність оформлення РРО, ведення обліку продажів, наявність ліцензій і договорів на персонал. Залучення юриста з податкових спорів може значно полегшити ситуацію. У будь-якому разі пам'ятайте: кожен платник податків має право оскаржити результати перевірки, якщо вважає їх неправомірними. Джерелами для консультації можуть бути офіційні роз'яснення ДПС і Податкового кодексу, а також фахова юридична підтримка (наприклад, онлайн-консультація податкового адвоката).