Як підготуватися до податкової перевірки ФОП ІТ у 2025

З 1 січня 2025 року в Україні відновлено всі види податкових перевірок, включаючи ФОП. Усі обмеження знято: планові та позапланові інспекції відбуваються у звичайному довоєнному режимі. Тобто податківці можуть перевіряти ІТ‑ФОПи так само, як і інших підприємців. За даними ДПС, у планах на 2025 рік передбачено близько 5 000 документальних перевірок, понад 1 000 з них стосуються саме фізичних осіб (ФОП). Це майже на третину більше, ніж у 2024 році. Тому іт‑фрілансерам варто очікувати підвищеної уваги: ФОП айтішник 2025 має бути готовим захищати свої декларації і документи.

Види податкових перевірок

Податкова служба використовує три основні види перевірок (камеральну, документальну, фактичну):

• Камеральна перевірка проводиться дистанційно в офісі податкової на основі поданої звітності. Інспектор лише аналізує декларації, звіти ЄСВ/ПДФО, РРО/ПРРО та взаємні дані (наприклад, дані 4‑ДФ від контрагентів). Зазвичай камеральна перевірка охоплює три звітні роки (до 1095 днів). Якщо виявлено розбіжності (наприклад, неврахований дохід чи помилку в обліку), податківці можуть запросити пояснення або ініціювати іншу перевірку.
• Документальна перевірка передбачає детальний аналіз паперових чи електронних документів за певний період. До неї належать як планові, так і позапланові перевірки, що можуть бути виїзними (на підприємстві) або невиїзними (на основі документів у податковій). Інспектори перевіряють повний пакет первинних документів: договори, акти виконаних робіт, банківські виписки, рахунки-фактури (інвойси) тощо. Важливо: ФОП зобов'язаний у перший день такої перевірки надати всі оригінали документів за перевірюваний період. Брак документів або неточності в актах/договорах тягнуть за собою донарахування податків і штрафи.
• Фактична перевірка (виїзна) проводиться за місцем господарювання. Податківці виїжджають на адресу здійснення бізнесу і можуть перевіряти ведення касової дисципліни, наявність РРО/ПРРО (для послуг, які цього потребують) та відповідність фактичної діяльності зареєстрованим КВЕД. Основна увага - перевірці обліку доходів/витрат, видачі чеків і законності використання приміщення. Для ІТ‑ФОПів фактичні перевірки рідші, оскільки більшість віддалених фрілансерів не мають стаціонарного офісу чи торговельного майданчика. Проте контролюючі органи можуть навідатися до офісу або навіть домашньої адреси, якщо вона є місцем провадження діяльності, - однак є суворі обмеження (див. далі).

Усі види перевірок передбачені статтями Податкового кодексу України (п. 75.1 ПКУ тощо), тому перевіряючі мають чіткі рамки своєї компетенції.

Як податкова дізнається про доходи ІТ‑фрілансерів

Навіть працюючи на іноземних біржах, український ФОП не залишається "поза системою" спостереження. Податкова служба отримує інформацію про фрілансерські надходження із кількох каналів:

• Звіти банків і фінмоніторинг. За законом банки зобов'язані передавати дані про великі або підозрілі операції до НБУ і ДПС (банківський фінансовий моніторинг). Наприклад, якщо на особисту карту масово надходять валютні перекази з Upwork, Monobank, Wise/Payoneer тощо, банк може заблокувати рахунок та вимагати підтверджуючі документи. Такий банківський моніторинг фриланс‑переказів означає, що ФОП‑айтішник не може роками приховувати доходи.
• Обмін міжнародною інформацією. Україна активно долучена до глобального обміну даними (CRS). Завдяки цьому ДПС отримує інформацію про рахунки українців у закордонних банках та платіжних системах. Якщо платник тривалий час зберігає значні суми на акаунті Wise чи Payoneer, рано чи пізно податківці "побачать" залишки та рух грошей.
• Податкова звітність і працевлаштування. ДПС порівнює доходи ФОП із формою 4‑ДФ (звітами роботодавців) та іншими реєстрами. Також, якщо ФОП не зареєстрований, а бере транзакції як фізособа, рано чи пізно має подати річну декларацію про всі заробітки. Невказані доходи, виявлені під час камеральної перевірки, прирівнюють до приховування і карають штрафами.

За експертною оцінкою, "Податкова наразі дізнається про такі доходи просто й легко, тому довго працювати нелегально не вийде". Інакше кажучи, навіть якщо ви ухиляєтесь від реєстрації - при виведенні грошей з біржі чи платіжних систем у результаті все одно спливуть документи чи дані банку.

Необхідні документи для ІТ‑ФОП: договори, акти, техзавдання та ін

Щоб захиститися під час перевірки, ФОП‑айтішник має своєчасно вести облік і зберігати первинні документи. За законом, під час документальної перевірки ФОП зобов'язаний надати "оригінали всіх документів за перевірюваний період, що стосуються обліку доходів, витрат та податкових зобов'язань". Це означає:

• Контракти і договори. Зазвичай це може бути договір-публічна оферта (набір правил співпраці) або індивідуальні контракти на проєкт. Для програміста-ФОП бажано мати письмові угоди з клієнтом (напр., "Договір на розробку ПЗ"). Згідно з ПКУ, навіть вхідні/вихідні інвойси виступають первинними документами. Тож оформлений рахунок (інвойс) підписаний вами підтверджує факт надання послуг.
• Акти виконаних робіт. Після завершення проєкту ФОП має оформити Акт прийому-передачі послуг, в якому замовник (клієнт) засвідчує факт та обсяг виконаних робіт. Хоча в IT-практиці це не завжди обов'язково (Upwork сам генерує підтвердження доставки продукту), наявність акту на ім'я нерезидента буде доказом легальності доходу.
• Технічне завдання і переписка. Корисно мати копії листування з клієнтом, у тому числі електронні листи чи чати, де обговорюються обсяги і ціни проєкту. Такі дані допомагають податковим аргументувати характер доходу у разі питань (наприклад, під час перевірки або відповіді банку на запит). Технічне завдання (специфікація проекту) може бути додатковим підтвердженням реальної роботи.
• Банківські виписки. ФОП мусить доводити походження коштів. Всі перекази від іноземних клієнтів мають проходити через документально оформлений валютний рахунок ФОП. Коли гроші надходять від нерезидента, тримайте виписку банку: в ній буде зафіксовано дату і суму надходження. При перевірці податківці співставляють задекларований дохід із фактичними транзакціями.
• Книга обліку доходів. Хоча ФОП 3‑ї групи на спрощеній системі веде її у довільній формі, при перевірці податківці очікують регулярного запису кожного приходу в рубрику «дохід». Без належного обліку можна отримати штраф за заниження доходу.

Як бачимо, договори для ФОП програміста (або інші письмові угоди з клієнтами) входять у перелік ключових документів. Їх відсутність вочевидь ускладнить відстоювання позиції фірми. Тому варто укладати офіційні угоди або хоча б онлайн-оферти, надавати акти та зберігати електронні листи із замовником. Закон вимагає «підтверджуючі документи» будь-яких госпоперацій.

Валютний контроль та операції з нерезидентами

Отримання валютної виручки з-за кордону має свої особливості. ІТ-фрілансери-єдиноподатники (3 група) офіційно можуть отримувати кошти від іноземних клієнтів. Проте Нацбанк встановлює правила репатріації (зарахування) валютної виручки. За базовим правилом, кошти від експорту послуг мають бути переведені на рахунок ФОП у українському банку - зазвичай, найближчим до їх зарахуванням (нова норма - до кінця того ж кварталу або календарного року). Поки що триває воєнний стан, і для більшості IT-послуг НБУ звільнив від жорсткого 90-денного строку (контракти на послуги, не товари, обмеження до ~400 тис. грн). Однак податкова служба ці винятки публічно не підтверджує: якщо підприємець не виведе виручку з Wise/Payoneer на рахунок ФОП, такі надходження не вважатимуться доходом єдинника, а оподатковуються як дохід фізособи (18% ПДФО + 1,5% ВЗ).

Тому безпечною практикою є: отриманий фріланс-дохід зразу направляти на валютний рахунок ФОП в українському банку та одразу ж декларувати. Це вирішує три проблеми одразу: не порушується валютне законодавство, ФОП "залатав" усі формальності, а у разі перевірки можна показати виписки банку з повними сумами доходів. Нагадаємо також, що ФОП 2‑ї групи формально не має права отримувати валюту від нерезидентів (працювати тільки з населенням чи єдинниками), тож тим, хто цього прагне, рекомендується перейти на 3 групу.

Особливості перевірки ФОП, який працює з дому

Якщо ІТ‑фахівець зареєстрований як ФОП і працює з дому, до нього застосовуються особливі правила. Згідно з п. 20.1.13 ПКУ, податківці не мають права доступу до житлових приміщень громадян (за винятком кримінальних розшукових заходів). Тобто, якщо офіційна адреса ФОП збігається з домашньою (багато ІТів вказують реєстрацію проживання), податківці практично не можуть провести виїзну фактичну перевірку на місці проживання. Навіть із наказом на перевірку та посвідченням контролери не зобов'язані допускатися всередину.

Натомість для «домашнього» ФОП проводять невиїзну документальну перевірку (запрошують у податкову) або камеральну дистанційну перевірку. Інспектори можуть вимагати надати копії документів, але роблять це уже на території податкової. Іноді податківці висилають письмові запити на пояснення або додаткові документи поштою чи в Електронному кабінеті. Таким чином, відсутність окремого офісу не рятує від контролю - але ви фізично не станете об'єктом обшуку у власній квартирі.

Як уникнути проблем при податковій перевірці

Щоб не потрапити під перевірку ІТ-ФОП або пройти її успішно, корисно заздалегідь підготуватися. Нижче - основні практичні поради:

• Документуйте всі операції. Заведіть окремий валютний рахунок ФОП (3 група ЄП) і використовуйте його для фріланс-дохідів. Не отримуйте на особисті картки великі суми від клієнтів - краще перевести їх прямо на бізнес-рахунок. Усі доходи від неїразу ж фіксуйте у книзі обліку та декларації. Зберігайте оригінали первинних документів: договори для ФОП програміста (контракти на послуги), акти прийому-передачі, інвойси, технічні завдання, листування з клієнтом. Без підтверджуючих паперів важче довести легальність бізнесу.
• Правильно обирайте систему оподаткування. Для відносин з нерезидентами обов'язково потрібно бути платником Єдиного податку 3 групи (5%). Згідно із законом, ця група має право на зовнішньоекономічну діяльність. Це дозволяє виводити валютні кошти через банки без ПДВ. Якщо ви працюєте з іноземцями на 2 групі, ДПС може перекваліфікувати вас на загальну систему із донарахуванням 18% ПДФО + 1,5% військового збору.
• Своєчасно сплачуйте податки і здавайте звітність. ФОП має подавати декларації та сплачувати єдиний податок щокварталу. Навіть якщо ви не в Україні, це обов'язково - ДПС передасть дані щодо прострочених звітів до Держказначейства і нарахує пеню та штрафи. Регулярні платежі (5% + 1% вій. збір + ЄСВ) - найкращий захист від претензій. Навіть «дрібне» неподання звітності на кінець року може викликати камеральну перевірку, яка автоматично зіставить декларовані та фактичні надходження.
• Слідкуйте за банківським моніторингом. Банки мають широкий перелік ознак підозрілих операцій. Наприклад, часті перекази від одного нерезидента чи великий сумарний дохід можуть змусити відділ фінмоніторингу запросити пояснення походження коштів. У крайніх випадках банк може відмовити у відкритті рахунку або заблокувати картку. Тому плануйте рух грошей: не тримайте великі залишки в Payoneer/Wise чи на "закордонках" довго - вчасно переводьте їх на ФОП-рахунок.
• Дійте в рамках закону при перевірці. Якщо прийшло повідомлення чи запит від ДПС, не ігноруйте їх. На початку перевірки перевірте посвідчення інспектора та наказ на проведення. Під час зустрічей фіксуйте всі вимоги в протоколах та не підписуйте акти, з якими не згодні. У разі сумнівів - відразу звертайтеся до юриста.
• Зверніться до адвоката з податкових спорів ІТ. За необхідності залучіть фахівця з податкового права, який знається на ІТ-бізнесі. Такий адвокат допоможе підготувати відповіді на запити податкової, провести аудит обліку, захистити права при оскарженні рішення інспекції або в суді. Консультація юриста перед перевіркою дозволить перевірити правильність КВЕДів і зменшити ризики.

Висновки

Податкова перевірка ФОП ІТ у 2025 році може бути болючою, якщо не підготуватися: вона загрожує штрафами і донарахуваннями. Водночас будь-які проблеми можна значно зменшити, дотримуючись простих правил: ведіть бухгалтерію чесно, зберігайте всі договори й акти, вчасно декларуйте доходи і сплачуйте ЄП. Пам'ятайте, що «як не потрапити під перевірку ІТ ФОП» - передусім означає працювати прозоро. Не спілкуйтеся на фріланс-майданчиках як фізособа: легалізуйте діяльність через ФОП. При будь-яких сумнівах у правильності дій проконсультуйтеся з адвокатом з податкових спорів ІТ: це допоможе уникнути помилок та захистити вашу ІТ-спеціалізацію від претензій перевіряючих.