Інвентаризація активів і зобов'язань: вимоги законодавства та процедура

Інвентаризація - це перевірка фактичної наявності та правильності оцінки активів і зобов'язань підприємства для забезпечення достовірності бухгалтерського обліку та фінзвітності. Закон "Про бухгалтерський облік" № 996-XIV (ст. 10) чітко зобов'язує підприємства проводити інвентаризацію активів і зобов'язань з документальним підтвердженням їх наявності, стану і оцінки. Водночас Мінфін затвердив Положення про інвентаризацію активів і зобов'язань (Наказ № 879 від 09.07.2014), яке застосовується до всіх юридичних осіб («підприємств») незалежно від форми власності. Це означає, що інвентаризація обов'язкова для державних, комунальних та приватних компаній, а також для бюджетних установ, які ведуть бухоблік. Натомість фізособи-підприємці (ФОП) формально не потрапляють під дію закону та Положення № 879, тому на них не поширюється обов'язок проводити інвентаризацію за правилами бухгалтерського обліку. Однак податкове законодавство (п.20.1.9 ПКУ) дозволяє інспекторам вимагати інвентаризацію й від ФОП при перевірках.

Хто має проводити інвентаризацію

Відповідно до закону, інвентаризація обов'язкова для всіх підприємств (юридичних осіб) - незалежно від організаційно-правової форми чи форми власності. Це охоплює ТОВ, АТ, державні і приватні компанії, установи усіх видів. Бюджетні установи і держпідприємства також зобов'язані проводити інвентаризацію, оскільки на них поширюються ті ж нормативи. ФОП, які не ведуть повноцінного бухгалтерського обліку, формально від обов'язку звільнені. Проте, якщо ФОП за власним бажанням веде облік за національними стандартами, то може проводити інвентаризацію для власної звітності. Крім того, контролери (ДПС, Держаудитслужба тощо) мають право вимагати проведення інвентаризації за офіційною вимогою навіть у ФОП або невеликих підприємств.

Законодавче підґрунтя інвентаризації

Закон № 996-XIV «Про бухгалтерський облік» надав загальні вимоги щодо інвентаризації: її проводять з метою забезпечення достовірності облікових даних. Під час інвентаризації перевіряють фактичну наявність і стан об'єктів обліку, зіставляють їх із даними бухгалтерських регістрів. Наказ Мінфіну № 879 «Положення про інвентаризацію» деталізує процедуру: визначає об'єкти, періодичність, вимоги до складу інвентаризаційних комісій та оформлення результатів. Зокрема, Положення встановлює, що воно застосовується до всіх юридичних осіб, які ведуть облік. Податковий кодекс України не містить окремої норми про регулярну інвентаризацію, але вимагає документального підтвердження госпоперацій та надає податківцям право вимагати інвентаризацію активів під час перевірок (п. 20.1.9 ПКУ).

Види інвентаризації

На практиці виділяють такі основні види інвентаризації:

• Суцільна (повна) - охоплює всі активи та зобов'язання підприємства (усі матеріальні цінності, незавершені ремонти, грошові кошти, дебіторську/кредиторську заборгованість тощо) незалежно від місця зберігання. Наприклад, річна інвентаризація запасів, основних засобів і коштів є суцільною.
• Вибіркова - стосується окремих груп або видів активів. Наприклад, у разі спірних претензій щодо недовантаження товарів проводять вибіркову інвентаризацію тільки таких товарів. Так само можна вибірково перевіряти тільки касу або певну групу запасів.
• Позапланова - ініціюється у нестандартних ситуаціях. Це може бути зміна матеріально-відповідальних осіб чи керівництва (на день передачі справ), виявлення фактів крадіжок, псування чи зловживань (на день фіксації), а також техногенні аварії, пожежі, стихійні лиха (на день після події). У таких випадках інвентаризація проводиться в обсязі, визначеному керівником підприємства, або згідно з розпорядчим документом.
• Перед перевіркою контролюючих органів (на вимогу) - якщо орган державного фінансового контролю або суд вимагає провести інвентаризацію, то підприємство зобов'язане її здійснити у зазначені строки і вказаних обсягах. Наприклад, під час податкової перевірки інспектори можуть вимагати підтвердження фактичної наявності ОЗ, ТМЦ, коштів тощо, і при цьому на підставі офіційного письмового запиту.
• Перед ліквідацією - при припиненні діяльності інвентаризація активів і зобов'язань підприємства проводиться в обсязі, визначеному пунктом 6 Положення № 879 (всі залишки). Цей вид інвентаризації є критично важливим для закриття рахунків та остаточного розрахунку з кредиторами та засновниками.

Строки та періодичність проведення

Загалом річна інвентаризація проводиться перед складанням річної фінзвітності. Нормативно не встановлено чіткої дати - компанії можуть обрати зручний період. Проте практикою та рекомендаціями бухгалтерів вважається, що період інвентаризації для необоротних активів, запасів та розрахунків слід розпочинати з 1 жовтня і завершити не пізніше 31 грудня звітного року. Такий графік дає до трьох місяців для повної інвентаризації перед поданням звітності за рік. Бюджетні установи або великі підприємства часто починають процедуру у жовтні, щоб мати час на обробку результатів. Крім річної перевірки, обов'язкова інвентаризація може проводитися в будь-який інший час у випадках, передбачених законом: наприклад, перед передачами чи перетвореннями держмайна, а також при перевірці і при аварійних ситуаціях. Періодичність додаткових інвентаризацій залежить від появи відповідних обставин.

Порядок проведення інвентаризації

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, що створюється наказом керівника підприємства. До складу комісії обов'язково входять представники бухгалтерії, матеріально-відповідальних підрозділів та, за потреби, інших служб. Комісія порівнює фактичні залишки активів (готівки, товарів, МШП тощо) із даними обліку. Для кожної групи об'єктів складається інвентаризаційний опис (актовий журнал із переліком і кількістю), а результати документуються у вигляді актів. Наприклад, для основних засобів використовується форма «Інв-1» (інвентаризаційна відомість основних засобів), затверджена постановою Держкомстату СРСР № 241/89. За її допомогою фіксують залишок ОЗ та невиконані ремонти, порівнюють із балансовими даними та виявляють надлишки чи нестачі. У випадку виявлення надлишків складається акт приймання їх на баланс, нестачі - акт витрат (типові форми актів інвентаризації). Усі такі первинні документи (описи, акти, довідки) слугують підставою для подальшого відображення результатів у бухгалтерських регістрах. Оформлення інвентаризації: насамперед, керівник видає розпорядчий документ (наказ) із зазначенням строків, об'єктів інвентаризації та складу комісії. Далі інвентаризація проводиться у визначені терміни, а її результати фіксуються в актах (наприклад, «Акт інвентаризації ТМЦ», «Акт на надлишки/нестачі» тощо) і записуються в облікові регістри.

Відповідальність та штрафи за невиконання

Законодавство передбачає адміністративну відповідальність за порушення інвентаризаційних норм. Зокрема, якщо інвентаризація не проведена або проведена з порушеннями, контролюючі органи можуть визнати фінансову звітність недостовірною і накласти штраф. Так, ст. 186^3 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачає штраф 10-15 неоподатковуваних мінімумів (170-255 грн) за недостовірність фінзвіту. Окремо передбачена відповідальність для керівника підприємства: ст. 164^2 КУпАП карає штрафом 8-15 мінімумів (136-255 грн) за несвоєчасне або неналежне проведення інвентаризації грошових коштів і ТМЦ. У разі повторного порушення протягом року штраф підвищується до 170-340 грн. Крім того, ст. 166^6 КУпАП встановлює штраф 100-150 мінімумів (1700-2550 грн) за непроведення обов'язкової інвентаризації майна у разі ліквідації юридичної особи. Ці санкції накладає держреєстратор при державній реєстрації припинення. Отже, ігнорування інвентаризації може призвести до адміністративних стягнень та ускладнити перевірки: органи ДПС або статистики мають право визнати звітність недійсною без належних інвентаризаційних даних.

Типові помилки під час інвентаризації

З метою уникнення проблем із податковими та контролюючими органами варто знати типові помилки, які роблять інвентаризацію недійсною. До найпоширеніших належать: - Відсутність наказу чи розпорядчого документа на проведення інвентаризації (тобто немає підстави), або невстановлені строки й об'єкти перевірки. Інвентаризацію потрібно розпочинати лише на підставі офіційного наказу, де зазначено періодичність, відповідальних і склад комісії. - Неповний склад комісії (зокрема, без представників бухгалтерії чи матеріально-відповідальної особи). Якщо комісія утворена з порушеннями (менше 3-х осіб) або без участі МВО, результати інвентаризації вважаються недійсними. - Відсутність розписки від МВО. До початку перевірки матеріально-відповідальна особа має надати розписку про передачу в бухгалтерію всіх прибуткових і видаткових документів. Без цього розпису при виявленні нестач неможливо пред'явити претензії працівнику. - Необмежений доступ сторонніх. Під час інвентаризації приміщення, де зберігаються документи та цінності, слід опечатати або обмежити доступ. Якщо сторонні особи можуть проникати у приміщення під час інвентаризації, вони можуть змінити облікові записи, що робить результати перевірки недійсними. - Порушення строків відображення результатів. Важливо правильно відобразити надлишки та нестачі у періоді, коли завершено інвентаризацію. Наприклад, обов'язкову річну інвентаризацію слід закінчити до 31 грудня, щоб коригування потрапили у річний звіт. Несвоєчасне чи неправильне оформлення призводить до помилок у фінзвітності.

Уникнення цих помилок забезпечить коректність проведення інвентаризації і допоможе запобігти штрафам та зауваженням з боку перевірок.

Висновок

Інвентаризація є ключовим елементом бухгалтерського обліку: вона гарантує, що дані звітності відповідають реальному стану справ. З огляду на законодавчі вимоги (Закон № 996-XIV, Наказ Мінфіну № 879) інвентаризацію повинні проводити всі підприємства та бюджетні установи, які ведуть бухгалтерський облік. Найчастіше це означає щорічну перевірку перед річною звітністю (сучасна практика рекомендує проводити її восени). Важливо суворо дотримуватися встановленого порядку: формувати комісію, оформлювати акти за затвердженими формами (наприклад, форму «Інв-1» для основних засобів) та вчасно відображати результати у звітності. Недотримання цих вимог тягне за собою штрафи (від декількох сотень до кількох тисяч гривень) та ризик визнання фінансових документів недостовірними. Отже, відповідальна інвентаризація - це не лише формальна потреба, але й запорука фінансової дисципліни й уникнення санкцій.